Dokumente sinnvoll verwalten

Microsoft Word ist nur bedingt für größere Texte geeignet. Erfahrungsgemäß stürzt Word häufiger bei besonders langen Texten ab. Auch eine Vielzahl von Bildern ist nicht besonders förderlich für die Stabilität von Word...

Zwei mögliche Konsequenzen können sich daraus ergeben: Entweder man verzichtet auf den Einsatz von Word für längere Dokumente, oder man versucht möglichen Problemen vorauszueilen.

Als Alternativen zu Word eignen sich andere Textverarbeitungen nur bedingt - sie bringen meist ähnliche Probleme mit sich. Eine richtig gute Alternative ist das unter Linux verbreitete LaTex - dies ist aber nicht umbedingt sehr bedienungsfreundlich. Auch die Erstellung der Seiten im Internetseitenformat HTML ist nicht umbedingt so leicht - eine Einarbeitung ist auf jedem Fall erforderlich, dann hat man aber universell einsetzbare Dokumente.

Um in Word Problemen aus dem Weg zu gehen (Programmierer sprechen von "Work-Around", wenn sie ein Problem nicht lösen, sondern umgehen...), empfiehlt sich vor allem, die Dokumentgröße möglichst klein zu halten. Dazu sollte man umfangreiche Dokumente, wie Diplomarbeiten, in einzelne Abschnitte (z.B. nach Kapiteln) splitten, und in einzelne Dokumente speichern. Wenn jetzt ein Dokument korrupt wird, ist zumindestens nicht die ganze Arbeit verschwunden...

Daraus resultieren wiederum weitere Probleme: Unter anderen ist die Seitenzahl nicht konsistenz, sondern muss manuell für jeden Abschnitt gesetzt werden. Eine mögliche Lösung dafür sieht Word bereits vor (woraus resultiert, dass Microsoft das Problem wohl kennen muss). Mit Hilfe von einem Zentraldokument und mehreren Filialdokumenten kann leicht eine solche Verwaltung vorgenommen werden.

Dokumentvorlagen

Gerade für Briefe etc. sind Dokumentvorlagen sinnvoll. So kann eine einmal erstellte Vorlage immer wieder verwandt werden - ohne das Risiko ein altes Dokument versehentlich zu verändern.

Seriendruck

Spendenaufrufe, Rundschreiben etc. lassen sich leicht in Word personalisieren. So kann auf jedem Blatt einzel die korrekte Anrede und Adresse eines anderen Adressaten stehen. Solche Anschreiben wirken persönlicher als ein einzelnes Blatt, das hunderte Male durch den Kopierer gezogen worden ist.

Inhalts-, Stichwort- und Abbildungsverzeichnisse

Eine der wichtigen Funktionen für größere Arbeiten sind Inhaltsverzeichnisse. Diese kann Word automatisch erstellen, in dem er alle mit der Formatvorlage Überschrift (1-x) vorsehenen Abschnitte zusammenfasst, und in eine eigenen Bereich nochmals aufzählt. Die richtige Seitenzahl sucht Word auch noch dazu.

>> Office (Excel)